Perspectives et expérience des bibliothèques universitaires

Le séminaire a donné la parole à trois bibliothécaires universitaires canadiennes, venues présenter les activités de leur institution et discuter des défis posés par le libre accès et le modèle numérique :

Maureen Clapperton – Bibliothèque de l’École des hautes études commerciales (HEC) de Montréal

Martha Whitehead – Queen’s University Library, Kingston

Leslie Weir – Bibliothèques de l’Université d’Ottawa

 

1. Bibliothèque de HEC Montréal par Maureen Clapperton, directrice de la bibliothèque

La bibliothèque de HEC Montréal est de taille moyenne avec 28 employés, un budget de 5,5 millions, dont 2,3 millions pour les acquisitions. Au cours des 10 dernières années, l’École a maintenu son budget d’acquisition (pour les documents papier et numériques), et ce, malgré la baisse budgétaire causée par la hausse du dollar américain – ce qui signifie qu’en réalité, il y a eu une augmentation de la proportion du budget consacré aux acquisitions. Aujourd’hui, près de 80% du budget est consacré aux collections numériques – alors qu’il y a 10 ans, il n’y avait encore aucun document numérique dans les collections de la bibliothèque.

Concernant le libre accès, on peut dire que HEC Montréal a connu un « réveil tardif », mais qu’elle s’est engagée dans une action rapide. HEC Montréal s’est engagé dans la création d’un dépôt institutionnel, compte tenu des politiques des organismes subventionnaires qui demandent maintenant aux chercheurs de publier en libre accès les résultats de leurs recherches financées publiquement. HEC Montréal étudie depuis 2005 la création d’un tel dépôt, et un budget a failli être attribué au projet en 2010, mais ne s’est finalement concrétisé qu’en 2015. Étant donné la vision de l’école, qui souhaite continuer à se démarquer à l’échelle internationale en tant que grande institution de recherche et de transfert des connaissances dans tous les domaines de la gestion, HEC Montréal est favorable au libre accès, mais pas au détriment de l’excellence, du prestige ni du facteur d’impact. Ainsi, le plan stratégique de recherche et de transfert 2015-2020 de l’École ne mentionne pas le terme de libre accès – bien que pendant ce temps, des mesures aient été prises pour la création du dépôt institutionnel.

Afin de répondre aux exigences des organismes subventionnaires et de permettre à la bibliothèque de se positionner stratégiquement par rapport au libre accès, plusieurs projets ont été mis sur pied. La bibliothèque travaille en collaboration avec l’Institut des coopératives Desjardins à un projet de bibliothèque virtuelle. Un appel d’offres a été lancé pour trouver un logiciel qui permettra la mise en place d’un dépôt institutionnel à partir de mars 2016. Un partenariat avec la Direction de la recherche de HEC Montréal a aussi été conclu. Un nouveau bibliothécaire spécialisé en métadonnées a été embauché, tandis qu’un bibliothécaire spécialisé en initiatives numériques rejoindra l’équipe sous peu. Enfin, la bibliothèque va se doter d’une stratégie de communication pour insister sur la cohabitation des deux modèles, soient les collections en libre accès et les collections classiques. Pour conclure, oui, HEC Montréal est favorable au libre accès, mais pas à n’importe quel prix.

 

2. Queen’s university Library par Martha Whitehead, vice-rectrice et bibliothécaire de l’Université

L’université de Queen est de taille moyenne - elle offre notamment le doctorat en médecine. Comme c’est le cas partout au Canada et au Québec, les bibliothèques de Queen’s ont souffert de coupes budgétaires particulièrement importantes. Non seulement son budget pour les acquisitions a été diminué, mais son budget de fonctionnement l’a aussi été. Surtout, la bibliothèque a souffert d’une coupe de 30% dans l’équipe des bibliothécaires. Cette ère de coupes budgétaires massives a conduit  les bibliothèques à réviser leur adhésion au paradigme de l’imprimé afin de se tourner vers les nouvelles formes de publication numériques.

Pendant cette même période de coupes, la part du budget des acquisitions réservée aux abonnements aux revues des cinq grands éditeurs commerciaux[1] a dû être doublée pour suivre la hausse des tarifs imposée. Cela a été possible en coupant de moitié le budget réservé aux acquisitions de monographies. La contrainte imposée par les cinq grands éditeurs affecte donc directement la capacité des bibliothèques à développer ses collections, et donc à remplir son mandat envers la recherche et l’enseignement. La situation est telle que les bibliothèques sont forcées de faire l’acquisition de titres dont elles ne veulent pas vraiment au détriment des titres qu’elles voudraient acheter. Étant donné l’augmentation de l’inflation et la baisse de valeur du dollar canadien, les bibliothèques ont commencé l’année fiscale avec un important déficit, ce qui les a forcées à se doter d’une stratégie de gestion de déficit. Elles doivent maintenant être très prudentes dans le choix des abonnements aux périodiques scientifiques. Elles questionnent aussi la pertinence des bases de données bibliographiques quand ce qui les intéresse vraiment est l’accès au plein texte. Enfin, la préférence est maintenant accordée aux achats de formats électroniques plutôt qu’imprimés, en raison de l’accessibilité, des coûts d’acquisition, de fonctionnement, et en matière d’espace : car maintenir l’imprimé est maintenant un problème. Le nouveau plan d’acquisition des monographies stipule que l’achat de monographies papier se fait désormais uniquement sur demande des étudiants des cycles supérieurs et des professeurs. L’objectif est de réduire le déficit d’ici quatre ans.

En d’autres mots, le tableau financier dressé ici est inquiétant, mais il n’est pas exceptionnel, à l’image de ce qui se produit dans les autres bibliothèques universitaires du Canada. Toutefois, en plus d’être bibliothécaire à Queen’s, Mme Clapperton siège sur le conseil d’administration des Presses universitaires McGill - Queen’s, et elle se réjouit que les Presses puissent survivre grâce à leurs ventes aux bibliothèques de l’Université de Queen’s et à celles regroupées au sein du RCDR : en effet, ces ventes constituent la part la plus importante des revenus des Presses. Un équilibre se maintient donc malgré tout.

Avant même ces coupes budgétaires et ces difficultés financières, les bibliothèques de Queen’s reconnaissaient les atouts de la publication numérique et en particulier du libre accès par le biais d’une stratégie globale de ses ressources documentaires. Cette stratégie implique notamment des ressources éducatives ouvertes, la question du respect des droits d’auteurs pour les recueils de cours, l’embauche d’un bibliothécaire pour le gouvernement ouvert, le fait de considérer les données de recherche comme complémentaires aux publications, et le soutien des publications dans leur transition vers le libre accès.

Depuis 2014, la création d’un poste intitulé à dessein « scholarly publishing librarian » plutôt que « scholarly communications librarian », avait pour but de souligner que les bibliothèques agissent au sein d’un écosystème de la publication savante, en transition de l’imprimé vers le numérique et du commercial vers l’accès libre, un écosystème que la bibliothèque se doit à la fois comprendre et influencer.

Cette influence se déploie selon trois aspects interreliés :

-          D’abord, il s’agit pour les bibliothèques de créer une infrastructure attrayante, par l’hébergement de revues savantes en libre accès avec les solutions développées par Public Knowledge Project et Scholars Portal, par la diffusion de la recherche réalisée au sein de l’Université Queen’s grâce au dépôt institutionnel, par l’intégration de ce dépôt aux CV institutionnels des professeurs et au système de rapports annuels afin d’augmenter le nombre de dépôts, et par le rappel constant aux chercheurs que l’utilisation de ce dépôt leur permet d’accroître leur visibilité et d’améliorer l’accès à leur travail.

-          En second lieu, il s’agit pour les bibliothèques de communiquer afin de changer une culture institutionnelle tournée contre le libre accès, où persiste par exemple la croyance que ce mode de publication est de mauvaise qualité, qu’il engendre des coûts trop élevés en ce qui concerne le temps et l'investissement destiné à la recherche. Pour faire face à ce défi culturel, un groupe de travail sur l’édition savante a été créé, qui réunit autant des personnes du service de recherche de l’Université que des étudiants des cycles supérieurs, afin de répondre aux questions que le libre accès soulève et de communiquer les informations pratiques pertinentes. Les résultats de ces actions commencent à se faire sentir puisqu’on constate une augmentation du nombre de publications en libre accès suivant la voie verte (autoarchivage).

-          Enfin, bien que Queen’s ne se soit pas encore dotée d’une politique sur le libre accès, il s’agit de la troisième sphère d’influence visée par les bibliothèques. À cet effet, elle entretient un dialogue constant autour des avantages du libre accès pour augmenter le facteur d’impact, dialogue qui commence à faire son effet auprès des chercheurs, et qui, elle l’espère, influencera aussi la discussion autour de l’embauche et de la promotion des professeurs, ainsi que la culture du livre.

Pour conclure, les bibliothèques de Queen’s font face à un défi financier difficile et de longue durée, qui met une pression forte sur l’achat de monographies et d'abonnements aux périodiques traditionnels, mais elles ont aussi le projet d’investir davantage dans la publication et la diffusion en libre accès. Toutefois, elles s’interrogent sur la pertinence de financer un modèle d’accès libre qui ne fait que reproduire le modèle de l’édition savante traditionnelle ; un changement plus radical est nécessaire. En ce moment même où nous exprimons ce rêve, il a été démontré que le modèle d’édition traditionnel n’est plus viable et qu’il doit être abandonné : l’édition savante est donc prête à effectuer une transition vers un autre modèle qui tiendrait compte des coûts réels de l’édition – et non des coûts artificiellement gonflés par les cinq grands éditeurs. Nous sommes donc impatients de travailler en collaboration au sein d’un partenariat entre bibliothécaires et éditeurs.

 

3. Bibliothèques de l’Université d’Ottawa par Leslie Weir, bibliothécaire en chef

L’Université d’Ottawa est bilingue et accueille 43 000 étudiants. Comme Queen’s, nous offrons des programmes de médecine et de droit. Au début de décembre 2009, l’Université a lancé un vaste programme pour le libre accès. Ce programme a reçu le soutien de la vice-rectrice à la recherche, Mona Nemer, d’un membre de la faculté de droit, Michael Geist, et d’un membre de la faculté de médecine, Claire Kendall, et enfin de Leslie Weir, bibliothécaire en chef. Le programme a d’abord conduit à la création d’un dépôt institutionnel, d’un fonds d’auteurs de 100 000$ (pour payer les frais de publication par article), et d’un poste de bibliothécaire des publications savantes. À la même occasion, la publication de versions numériques en libre accès de monographies a été mise sur pied conjointement avec les Presses de l’Université d’Ottawa. Le programme instituait aussi le dépôt électronique obligatoire des thèses de doctorat. Du côté des revues savantes, un service de publication en libre accès a été implanté avec Open Journal Systems et Scholars Portal. Enfin, 60 000 livres en français du domaine public (publiés avant 1923) ont été numérisés en collaboration avec Internet Archive et l’Université de Toronto.

Le programme de monographies en libre accès s’est doté, en 2011, d’un partenariat avec les Presses universitaires d’Ottawa. Il permet de publier chaque année une version en libre accès pour 3 titres du catalogue de nouveautés. Les Bibliothèques y contribuent à raison de 10 000$ par titre, pour un total de 30 000$. Après avoir complété la première phase du projet, qui était de 3 ans, le programme a été renouvelé et bonifié pour un total de 4 livres par année –avec une participation financière des Bibliothèques de 40 000$. L’idée derrière ce programme était d’étudier ce qui arrive lorsqu’on publie un nouveau titre en libre accès en même temps qu’en version papier payante afin d’évaluer la viabilité financière d’un tel programme. Une fois l’étude complétée, les résultats seront publiés. Toutefois, les données déjà recueillies permettent d’affirmer que les titres disponibles en accès libre profitent d’une plus grande visibilité, qu’un plus grand nombre de copies sont distribuées et même qu’un plus grand nombre de copies papier sont distribuées. Ces résultats montrent donc que le programme est un franc succès.

Toutefois, il n’en a pas été de même avec le fonds d’auteurs créé en 2009. Doté au départ d’un budget annuel de 100 000$, en 2014, ce fond a nécessité plus de 350 000$. En septembre 2014, le fond a dû être suspendu, car entre mai 2014, début de l’année fiscale, et septembre, il s’était déjà vidé. Il a été décidé qu’un tel fond soutenant le modèle de libre accès basé sur les frais de publication par article n’était pas viable financièrement : au lieu de réduire les coûts engendrés par les contenus commerciaux, il les augmentait.

L’abandon du fond d’auteurs a été remplacé par des adhésions stratégiques avec différentes initiatives pour l’accès libre, dont Plos One, BioMed Central, PeerJ, Knowledge Unlatched, le partenariat Érudit-RCDR et Open Book Publishers. Les Bibliothèques de l’Université d’Ottawa sont impatientes de travailler en collaboration selon un modèle de coopération multipartite, car le modèle actuel de libre accès, basé sur les frais de publication par article, ne fonctionne pas. Enfin, il n’est pas besoin de rappeler que le modèle basé sur les abonnements n’est plus viable. La bibliothèque de l’Université de Toronto vient de payer leur facture à l’éditeur Elsevier, qui s’élève à 3,9 millions de dollars : sur cette somme, Elsevier fait un profit 1,4 million. Le modèle traditionnel de l’édition savante est brisé, et il faut le remplacer.

 

[1] Les « grands éditeurs commerciaux » qui exercent un monopole sur l’édition savante sont au nombre de cinq : Elsevier, Wiley-Blackwell, Springer, Taylor & Francis, Thomson-Reuthers.